PayPal CSV in DATEV importieren: Buchhaltung für Onlineshops 2026

Die PayPal CSV DATEV-Buchhaltung ist für Onlineshops, Marktplatzhändler und Freelancer mit vielen PayPal-Zahlungen ein täglich relevantes Thema. PayPal exportiert Transaktionen als CSV-Datei — doch der direkte DATEV-Import ist nicht vorgesehen. Diese Anleitung erklärt, wie Sie PayPal-Transaktionen korrekt aufbereiten und in DATEV buchen.

Schritt 1: Aktivitätsbericht aus PayPal exportieren

PayPal bietet verschiedene Berichtsformate an. Für die Buchhaltung empfiehlt sich der Aktivitätsbericht:

1. Bei PayPal Business anmelden
2. Berichte → Aktivitäten herunterladen
3. Zeitraum festlegen (maximal 1 Jahr pro Export)
4. Format: CSV (kommagetrennt)
5. Optionen: Alle Transaktionen auswählen (nicht nur abgeschlossene)
6. Herunterladen

Alternative: Der „Kontoauszug" unter Berichte → Kontoauszug bietet eine vereinfachte Ansicht und ist für die Buchhaltung weniger geeignet. Verwenden Sie stets den Aktivitätsbericht.

Schritt 2: Struktur des PayPal CSV-Exports

Das PayPal CSV enthält über 40 Spalten. Die buchungsrelevanten Felder:

| PayPal-Spalte | Bedeutung | |---------------|-----------| | Datum | Transaktionsdatum (TT.MM.JJJJ HH:MM:SS) | | Uhrzeit | Uhrzeitangabe | | Zeitzone | MESZ oder MEZ | | Beschreibung | Transaktionstyp | | Währung | EUR, USD etc. | | Brutto | Eingehender/ausgehender Betrag | | Entgelt | PayPal-Gebühr (negativ) | | Netto | Brutto minus Entgelt | | Guthaben | Kontostand nach Transaktion | | Transaktionscode | Eindeutige PayPal-ID | | Referenz der Gegenseite | E-Mail oder Kundenreferenz | | Name | Name des Käufers/Verkäufers | | Bankkonto | Verbundenes Bankkonto (bei Auszahlung) | | Versand- und Bearbeitungsgebühr | Zusatzgebühren | | Umsatzsteuer | Enthaltene MwSt (wenn vorhanden) | | Rechnungsnummer | Ihre Referenz | | Bestellnummer | Shop-Bestellnummer | | Angepasster Betrag | Angepasster Transaktionsbetrag |

Schritt 3: PayPal-Transaktionstypen richtig buchen

PayPal-Transaktionen erfordern unterschiedliche Buchungslogiken:

Zahlungseingang (Käufer zahlt):

• Buchung: Bank PayPal (z. B. 1718 SKR03) an Erlöse (z. B. 8400)
• Die PayPal-Gebühr wird separat als Aufwand gebucht (z. B. 6855 „Bankspesen")
• Brutto-Methode: Erlöse = Bruttobetrag, Gebühren = separater Aufwandsposten

Auszahlung auf Bankkonto:

• Buchung: Girokonto (1200) an Bank PayPal (1718)
• Keine Umsatzsteuer, da interne Umbuchung

Rückerstattung (Retoure):

• Buchung: Erlöskorrektur oder Kundenforderung an Bank PayPal
• Die PayPal-Gebühren bei Rückerstattungen werden teilweise erstattet

Fremdwährungstransaktionen (USD, GBP etc.):

• Buchung zum Tageskurs am Buchungsdatum
• Kursdifferenzen werden als sonstige Erträge/Aufwendungen gebucht

Schritt 4: PayPal-Konto in DATEV einrichten

In DATEV wird PayPal als eigenes Bankkonto geführt:

SKR03:

• Konto 1718: „PayPal" (unter sonstige Bankkonten)
• Alternativ: Konto 1717 für andere Zahlungsdienstleister

SKR04:

• Konto 1787: „Zahlungssysteme (PayPal etc.)"

Das PayPal-Konto muss in DATEV unter Stammdaten → Bankverbindungen mit der PayPal-IBAN (DE-Nummer für EUR-Zahlungen) hinterlegt werden.

Schritt 5: CSV nach DATEV-Buchungsstapel konvertieren

Die Konvertierung filtert zunächst die relevanten Transaktionstypen:

1. Nur abgeschlossene Transaktionen (Status „Abgeschlossen") übernehmen
2. Interne PayPal-Buchungen herausfiltern (Währungsumrechnungen etc.)
3. Datum von TT.MM.JJJJ HH:MM:SS auf TTMM kürzen
4. Betrag normieren: Komma als Dezimalzeichen, kein Tausenderpunkt
5. Buchungstext aus Beschreibung + Name zusammensetzen (max. 60 Zeichen)
6. Soll/Haben-Kennzeichen aus Vorzeichen des Brutto-Betrags ableiten

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Auf welchem DATEV-Konto buche ich PayPal? Im SKR03 auf Konto 1718 (sonstige Bankkonten), im SKR04 auf Konto 1787. Die genaue Nummer mit dem Steuerberater abstimmen.

Müssen PayPal-Gebühren separat gebucht werden? Ja — die Gebühren (Entgelt-Spalte) sind Betriebsausgaben und werden im SKR03 auf Konto 6855 gebucht.

Wie buche ich PayPal-Rückerstattungen? Als Stornobuchung oder separate Erlöskorrektur. Die teilweise Gebührenerstattung als Korrektur der Bankspesen.

Was mache ich bei USD-Transaktionen? Umrechnung zum Tageskurs am Buchungsdatum. Kursdifferenzen als sonstige Erträge/Aufwendungen (SKR03: 6880 oder 2660).

Wie oft sollte ich den Export durchführen? Monatlich zum Monatsende — bei hohem Volumen wöchentlich.

Verwandte Artikel:

• Stripe-Auszahlungen in DATEV buchen
• Amazon Seller DATEV-Buchhaltung