Datenschutzerklärung

Stand: April 2026

1. Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 DSGVO)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Dokuwandel.de, Gaurav Kumawat
Wielandstr. 13 · 22089 Hamburg · Deutschland
E-Mail: datenschutz@dokuwandel.de

2. Datenschutzbeauftragter

Für unser Unternehmen ist kein Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 DSGVO bestellt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen. Bei datenschutzrechtlichen Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an datenschutz@dokuwandel.de.

3. Welche Daten wir erheben

Beim Besuch unserer Website:

• Technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) durch den Webserver — keine dauerhafte Speicherung
• Keine Tracking-Daten, keine Analyse-Daten, keine Nutzerprofile

Bei der Nutzung unserer Dienste (Konto-Registrierung):

• E-Mail-Adresse und Name (für Ihr Nutzerkonto)
• Zahlungsdaten (verarbeitet ausschließlich durch Stripe; wir speichern keine Kartendaten)
• Konvertierungs-Metadaten: Dateiformat, Seitenzahl, Zeitstempel (kein Dateiinhalt)

Bei der Dokumentenkonvertierung:

• Hochgeladene Dateien werden ausschließlich für die Konvertierung verarbeitet und spätestens nach 60 Sekunden automatisch und unwiderruflich gelöscht.
• Die PII-Erkennung (personenbezogene Daten in Dokumenten) erfolgt ausschließlich lokal in Ihrem Browser — Ihre Dokumente verlassen Ihren Computer nur zur Konvertierung.

4. Zweck der Datenverarbeitung

• Erbringung der Dokumentenkonvertierungs-Dienstleistungen
• Kontoverwaltung, Guthabenverwaltung und Rechnungsstellung
• Betrugs- und Missbrauchsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

5. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Konvertierungsdienste)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten (Steuer, Buchführung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen (Sicherheit, Missbrauchsprävention)

6. Speicherdauer

• Hochgeladene Dateien: maximal 60 Sekunden, dann automatische Löschung
• Konvertierungs-Metadaten: Anonymisierung nach 90 Tagen
• Nutzerkontodaten: bis zur Löschung des Kontos
• Buchungsbelege / Zahlungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO
• Protokolldaten: maximal 30 Tage

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Supabase Inc. (EU Frankfurt-Region) – Datenbank, Authentifizierung; AVV abgeschlossen; Daten verbleiben in der EU
• Stripe Payments Europe Ltd. – Zahlungsabwicklung; EU-Datenschutz-Framework
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – Serverhosting; Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland; alle Daten verbleiben in Deutschland; AVV abgeschlossen
• Anthropic, PBC (548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) – KI-gestützter Support-Chat (Claude API); Übermittlung des Chat-Nachrichteninhalts in die USA; Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; keine personenbezogenen Daten (Name, E-Mail) werden übermittelt

8. Tracking und Analyse

Wir verwenden keinerlei Tracking-Tools, Analytics-Software oder Cookies zur Nutzeranalyse.

Es werden keine Daten über Ihr Verhalten auf unserer Website gesammelt, gespeichert oder an Dritte weitergegeben.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies für die Anmeldefunktion. Diese werden beim Schließen des Browsers gelöscht.

9. KI-gestützter Support-Chat

Auf unserer Website nutzen wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten, der auf der Claude API von Anthropic, PBC (548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) basiert.

Wenn Sie den Chat nutzen, werden Ihre eingegebenen Nachrichten an die Server von Anthropic in den USA übertragen und dort verarbeitet.

Wir übermitteln dabei:

• Den Inhalt Ihrer Chat-Nachrichten
• Keine personenbezogenen Daten wie Name oder E-Mail-Adresse

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines Kundensupports).

Anthropic verarbeitet die Daten gemäß seiner Datenschutzrichtlinie: www.anthropic.com/privacy

Sie können die Nutzung des Chats jederzeit durch Nichtverwendung vermeiden. Alle anderen Funktionen der Website sind ohne Chat-Nutzung vollständig verfügbar.

10. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben folgende Rechte gegenüber uns hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — Self-Service in Ihrem Konto
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Self-Service-Export im Konto
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an datenschutz@dokuwandel.de.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Behörde für Hamburg ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22 · 20459 Hamburg
datenschutz.hamburg.de

12. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Wir setzen KEINE:

• ✗ Tracking-Cookies
• ✗ Werbe-Cookies
• ✗ Analyse-Cookies
• ✗ Drittanbieter-Cookies

Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich (§ 25 TTDSG).

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Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen unseren Newsletter mit Neuigkeiten zu Dokuwandel und relevanten Themen für Steuerkanzleien und Rechtskanzleien.

Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Erst nach Bestätigung werden Sie in den Verteiler aufgenommen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Abmeldung: jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per E-Mail an support@dokuwandel.de
• E-Mail-Versand über: Resend (Rechenzentrum: EU)