ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Rechnungsformat: Sie kombiniert ein visuelles PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Seit der E-Rechnungspflicht für B2G-Geschäfte und dem schrittweisen Ausbau auf B2B-Transaktionen gewinnt ZUGFeRD erheblich an Bedeutung. Diese Anleitung erklärt, wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen — konform mit Version 2.3 und den deutschen Anforderungen.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 (Core Invoice Usage Specification) und ist kompatibel mit dem internationalen Standard Factur-X (insbesondere in Frankreich verwendet).

Eine ZUGFeRD-Datei ist gleichzeitig:

• Ein lesbares PDF/A-3 (für Menschen)
• Ein maschinenlesbares XML (eingebettet im PDF, für Software-Systeme)

ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD 2.3 definiert mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad:

| Profil | Einsatz | Pflichtfelder | |--------|---------|---------------| | MINIMUM | Nur für interne Prozesse | Sehr wenige | | BASIC WL | Ohne Positionsdaten | Summen-Level | | BASIC | Einfache Rechnungen | Basispositionen | | EN 16931 | Standard für B2B/B2G | Vollständig | | EXTENDED | Erweiterte Anwendungen | Zusatzfelder |

Für die meisten Anwendungsfälle im deutschen Mittelstand ist das EN 16931-Profil empfohlen.

Schritt 1: Pflichtfelder einer ZUGFeRD-Rechnung

Folgende Felder sind für das EN 16931-Profil zwingend:

Kopfdaten:

• Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum oder Zahlungsziel
• Rechnungstyp-Code (380 = Handelsrechnung)
• Währung (EUR)

Verkäufer (Rechnungssteller):

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Straße, PLZ, Ort, Land
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (DE + 9 Ziffern) oder Steuernummer

Käufer (Rechnungsempfänger):

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Straße, PLZ, Ort, Land

Positionen (Zeilenlevel):

• Positionsnummer
• Beschreibung der Leistung/des Produkts
• Menge und Einheit
• Einzelpreis (netto)
• Steuersatz (0 %, 7 %, 19 % oder steuerbefreit)
• Positionssumme (netto)

Summen:

• Nettobetrag gesamt
• Umsatzsteuerbetrag (aufgeteilt nach Steuersatz)
• Bruttobetrag (Rechnungssumme)

Schritt 2: XML-Struktur der ZUGFeRD-Rechnung

Das eingebettete XML folgt dem Cross Industry Invoice (CII)-Schema. Ein vereinfachtes Beispiel:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
  xmlns:qdt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:QualifiedDataType:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2026-001</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260115</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  <!-- Seller, Buyer, Line Items, Tax, Totals -->
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Schritt 3: PDF/A-3 mit eingebettetem XML erstellen

Das XML muss korrekt als Anhang in die PDF/A-3-Datei eingebettet werden. Das bloße Anhängen einer XML-Datei genügt nicht — die Einbettung muss den PDF/A-3-Anforderungen entsprechen:

• Attachment-Relationship: Alternative (für ZUGFeRD) oder Source
• MIME-Type: application/xml
• Dateiname: factur-x.xml (Standard) oder ZUGFeRD-invoice.xml
• PDF/A-Konformitätsstufe: PDF/A-3b

Schritt 4: ZUGFeRD-Rechnung validieren

Vor dem Versand sollte jede ZUGFeRD-Rechnung validiert werden:

Validierungspunkte:

• XML-Schema-Konformität (XSD-Validierung)
• Schematron-Regeln (Geschäftsregeln der EN 16931)
• PDF/A-3-Konformität
• Korrekte XML-Einbettung im PDF

Online-Validatoren wie der Validator der E-Rechnung-Instanz prüfen die ZUGFeRD-Datei auf alle drei Ebenen.

Häufige Fehler beim ZUGFeRD-Erstellen

Fehler: Steuernummer statt USt-IdNr. — Für B2B-Rechnungen an EU-Empfänger ist die USt-IdNr. Pflicht.

Fehler: Falsches Datum-Format — ZUGFeRD erwartet YYYYMMDD (ISO 8601 Basic), nicht TT.MM.JJJJ.

Fehler: Keine PDF/A-3-Konformität — Reguläres PDF/A-1 oder PDF/A-2 genügt nicht. Das eingebettete XML erfordert zwingend PDF/A-3.

Fehler: Summen stimmen nicht — Positionssummen müssen mathematisch korrekt die Kopfsummen ergeben. Rundungsfehler führen zur Ablehnung durch empfangende Systeme.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Ist ZUGFeRD und XRechnung dasselbe? Nein. ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + XML), XRechnung ist reines XML. Für Bundesbehörden ist XRechnung vorgeschrieben.

Für welche Unternehmensgröße ist ZUGFeRD geeignet? Für alle — von Freiberuflern bis Großunternehmen.

Welche Software kann ZUGFeRD erstellen? DATEV, Lexoffice, sevDesk, Sage und spezialisierte Online-Tools.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? E-Rechnungen empfangen: ab 2025. Versenden: ab 2025 (Großunternehmen), ab 2027 (alle Unternehmen).

Unterschied ZUGFeRD 1.0 vs. 2.3? Version 2.x ist EU-kompatibel (EN 16931). Version 1.0 war ein deutsches Sonderformat — nicht mehr verwenden.

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