XRechnung erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung 2026

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das auf dem europäischen Standard EN 16931 basiert. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung enthält sie strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format. Das bedeutet: Buchhaltungssoftware kann die Rechnung automatisch einlesen und verarbeiten — ohne manuelle Dateneingabe.

Das Format wurde speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt und ist seit 2020 Pflicht für alle Lieferanten des Bundes. Ab 2025 wird die elektronische Rechnung auch im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend.

Wer muss XRechnung verwenden?

Mit dem Wachstumschancengesetz (in Kraft seit März 2024) hat Deutschland die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt und die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung im B2B-Bereich eingeführt:

• Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen elektronisch empfangen und verarbeiten können.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Gilt für alle inländischen Unternehmen ohne Umsatzgrenze.

Ausgenommen sind Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen), Fahrausweise und bestimmte steuerbefreite Leistungen.

XRechnung erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Rechnungsdaten vorbereiten

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen zur Hand haben:

• Ihre Daten: Firmenname, Adresse, USt-IdNr., IBAN
• Kundendaten: Firmenname, Adresse, Leitweg-ID (bei Behörden zwingend)
• Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum
• Positionen: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz

Die Leitweg-ID ist ein zentrales Identifikationsmerkmal bei Rechnungen an Behörden. Sie setzt sich zusammen aus Körperschaftskennzeichen, Betriebsnummer und Prüfziffer (z.B. 991-12345678-06).

Schritt 2: Pflichtfelder nach EN 16931 prüfen

Der Standard EN 16931 definiert exakt, welche Felder eine XRechnung enthalten muss. Die wichtigsten Pflichtfelder sind:

| Feld | Beschreibung | Beispiel | |------|-------------|---------| | BT-1 | Rechnungsnummer | RE-2025-0042 | | BT-2 | Rechnungsdatum | 2025-03-15 | | BT-9 | Fälligkeitsdatum | 2025-04-14 | | BT-31 | USt-IdNr. Verkäufer | DE123456789 | | BT-72 | Leitweg-ID Käufer | 991-12345678-06 | | BT-113 | Gesamtbetrag inkl. MwSt. | 1.190,00 |

Schritt 3: PDF hochladen und konvertieren

Wenn Sie bereits eine fertige PDF-Rechnung haben, können Sie diese mit unserem Tool direkt in eine XRechnung umwandeln:

1. Öffnen Sie das PDF zu XRechnung Tool
2. Laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch
3. Überprüfen Sie die automatisch erkannten Felder
4. Ergänzen Sie fehlende Pflichtfelder (z.B. Leitweg-ID)
5. Laden Sie die fertige XML-Datei herunter

Die Konvertierung dauert in der Regel unter 30 Sekunden. Ihre Daten verlassen dabei nicht Ihren Browser — alle Verarbeitung findet clientseitig statt.

Schritt 4: Validierung prüfen

Eine korrekte XRechnung muss zwei Validierungsebenen bestehen:

1. Syntaxprüfung: Ist die XML-Datei wohlgeformt?
2. Semantikprüfung: Sind alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt befüllt?

Das Koordinierungsbüro für IT-Standards (KoSIT) stellt einen offiziellen Validator bereit. Unser Tool führt diese Prüfung automatisch durch und zeigt Ihnen eventuelle Fehler mit klaren Hinweisen zur Behebung.

Schritt 5: XRechnung einreichen

Je nach Empfänger gibt es verschiedene Einreichwege:

• Bundesbehörden: Über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) unter xrechnung.bund.de
• Landesbehörden: Über die jeweiligen OZG-Portale der Bundesländer
• Privatunternehmen: Per E-Mail, EDI oder spezieller Schnittstelle (ab 2025 verpflichtend empfangbar)

Pflichtfelder einer XRechnung

Eine vollständige XRechnung gemäß EN 16931 enthält folgende Pflichtblöcke:

| Gruppe | Pflichtfeld | Bedeutung | |--------|------------|-----------| | Rechnungskopf | Rechnungsnummer, Datum | Eindeutige Identifikation | | Verkäufer | Name, Adresse, USt-IdNr. | Ihre Firmendaten | | Käufer | Name, Adresse, Leitweg-ID | Empfängerdaten | | Zahlungsangaben | IBAN, Fälligkeitsdatum | Zahlungsinformationen | | Rechnungspositionen | Bezeichnung, Menge, Preis | Leistungsdetails | | Steuern | Steuersatz, Steuerbetrag | MwSt.-Angaben | | Gesamtbeträge | Netto, MwSt., Brutto | Summen |

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler: "Leitweg-ID fehlt" → Bei Rechnungen an Behörden ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner nach der korrekten ID.

Fehler: "USt-IdNr. ungültig" → Prüfen Sie das Format: DE gefolgt von 9 Ziffern, ohne Leerzeichen.

Fehler: "Steuerbetrag stimmt nicht mit Nettobetrag × Steuersatz überein" → Runden Sie Steuerbeträge auf 2 Dezimalstellen und verwenden Sie kaufmännisches Runden.

Fehler: "Datumsformat nicht korrekt" → XRechnung verwendet ausschließlich das ISO-Format YYYY-MM-DD.

XRechnung kostenlos erstellen

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