MT940 Format erklärt: Aufbau, Export und Konvertierung

Was ist das MT940 Format?

MT940 ist ein SWIFT-Nachrichtenformat für Kontoauszüge (Statement of Account). Das Kürzel steht für Message Type 940 — der Typ für Transaktionsberichte im SWIFT-Netzwerk. Das Format wurde ursprünglich für den internationalen Bankverkehr entwickelt und ist seit den 1990er Jahren der Standard-Export für Kontoauszüge bei deutschen Banken.

Heute nutzen Buchhalter MT940-Dateien primär, um Kontoauszüge in Buchhaltungssoftware zu importieren. DATEV, Lexware, ADDISON und viele weitere Programme unterstützen das Format nativ.

Aufbau einer MT940-Datei

Eine MT940-Datei ist eine reine Textdatei mit einer klar definierten Struktur. Hier ein kommentiertes Beispiel:

:20:STARTUMS
:25:20040020/1234567800EUR
:28C:00001/001
:60F:C250101EUR50000,00
:61:2501150115DR1190,00NTRFNONREF
//Büromiete Januar 2025
:86:814?00Dauerauftrag?10Büromiete?20Max Mustermann?21Musterstraße 1?22München
:61:2501180118CR2380,00NTRFNONREF
//Eingang Rechnung RE-2025-001
:86:166?00Gutschrift?10Zahlung RE-2025-001?20Musterkunde GmbH?30SSKMDEMMXXX?31DE89370400440532013000
:62F:C250131EUR51190,00

Erklärung der Felder:

| Tag | Bedeutung | Beispiel | |-----|-----------|---------| | :20: | Transaktionsreferenz | STARTUMS | | :25: | Kontoidentifikation (IBAN/BLZ + Kontonummer) | 20040020/1234567800EUR | | :28C: | Auszugsnummer | 00001/001 | | :60F: | Eröffnungssaldo (C=Haben, D=Soll) | C250101EUR50000,00 | | :61: | Einzeltransaktion (Datum, Betrag, Referenz) | 2501150115DR1190,00... | | :86: | Buchungsdetails (Verwendungszweck, Auftraggeber) | 814?00...?20... | | :62F: | Schlusssaldo | C250131EUR51190,00 |

Die :86: Subfelder verstehen

Das komplexeste Feld ist :86: — es enthält den Buchungstext in strukturierter Form:

| Code | Bedeutung | Beispiel | |------|-----------|---------| | ?00 | Buchungstext | Dauerauftrag | | ?10 | Primanotakennzeichen | Büromiete | | ?20-?29 | Verwendungszweck (Zeilen 1-10) | Max Mustermann | | ?30 | BIC des Auftraggebers | SSKMDEMMXXX | | ?31 | IBAN des Auftraggebers | DE89370400440532013000 | | ?32 | Name des Auftraggebers | Max Mustermann |

MT940 bei deutschen Banken exportieren

DKB (Deutsche Kreditbank)

1. Mein Konto → Umsätze
2. Zeitraum wählen
3. "Exportieren" → Format: MT940
4. Datei speichern

Sparkasse

1. Online-Banking → Konto → Umsätze
2. "Weitere Funktionen" → "Umsätze herunterladen"
3. Format: SWIFT MT940
4. Zeitraum auswählen → Download

ING

1. Mein Konto → Kontoauszüge → Einzelumsätze
2. "Exportieren" → Dateiformat: MT940
3. Monat wählen → Exportieren

Commerzbank

1. Banking → Konten → Umsätze
2. "Umsätze exportieren"
3. Format: MT940 → Exportieren

Hinweis: Die Navigation unterscheidet sich je nach Banking-Version. Bei Problemen nutzen Sie die Suche im Online-Banking nach "MT940" oder "Kontoauszug Export".

MT940 in Excel importieren

Das manuelle Importieren von MT940 in Excel ist aufwendig, da das Format keine native Excel-Unterstützung hat. Es gibt zwei Wege:

Weg 1: Manueller Import

• MT940-Datei als Textdatei in Excel öffnen
• Trennzeichen definieren (komplex, fehleranfällig)
• Datumsfelder manuell formatieren

Weg 2: Automatische Konvertierung Mit dem Dokuwandel MT940-zu-Excel-Tool:

1. MT940-Datei hochladen
2. Konvertierung starten
3. Excel-Datei herunterladen

Das Ergebnis: Eine saubere Excel-Tabelle mit Spalten für Datum, Betrag, Buchungstext, Auftraggeber und IBAN — im deutschen Datumsformat, bereit für die Weiterverarbeitung.

MT940 vs CAMT.053: Was ist der Unterschied?

CAMT.053 (Cash Management, Typ 053) ist der modernere Nachfolger von MT940 im ISO-20022-Standard. Beide enthalten Kontoauszugsdaten, unterscheiden sich aber erheblich:

| Merkmal | MT940 | CAMT.053 | |---------|-------|---------| | Format | Proprietärer Text | XML (ISO 20022) | | Zeichensatz | ASCII (begrenzt) | Unicode (volle Umlaute) | | Verwendungszweck | Max. 4 × 35 Zeichen | Nahezu unbegrenzt | | Strukturierung | Eingeschränkt | Vollständig strukturiert | | Banken | Alle deutschen Banken | Neuere Systeme | | DATEV-Import | Ja | Ja (neuere Versionen) |

Wann welches Format?

• MT940: Wenn Ihre Software oder Ihr Steuerberater explizit MT940 verlangt — immer noch der verbreitetere Standard
• CAMT.053: Wenn Sie moderne Software einsetzen und von besserer Strukturierung profitieren möchten

Die meisten deutschen Banken bieten heute beide Formate zum Export an. Für die Arbeit mit Dokuwandel können Sie beide Formate verwenden — unser Tool unterstützt MT940 und CAMT.053.