GAEB Format: Leistungsverzeichnisse digital erstellen und konvertieren

Was ist das GAEB-Format?

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen — das Gremium, das dieses Dateiformat für den deutschen Baubereich entwickelt hat. Eine GAEB-Datei enthält ein strukturiertes Leistungsverzeichnis (LV) mit allen Positionen einer Ausschreibung: Positionsnummern, Beschreibungen, Mengen und Einheiten.

Das Format ist im deutschen Bauwesen verbindlicher Standard. Öffentliche Auftraggeber sind nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) verpflichtet, Ausschreibungen in GAEB-Format bereitzustellen. Ohne GAEB-Unterstützung können Bauunternehmen an vielen öffentlichen Vergaben nicht teilnehmen.

GAEB-Versionen: DA83, DA84, DA86, DA91

GAEB-Dateien sind nicht alle gleich — die Dateiendung verrät den Austauschzweck:

| Dateiendung | Bezeichnung | Verwendung | |-------------|-------------|------------| | .d83 / DA83 | Ausschreibung (Bieterkopie) | Auftraggeber sendet LV an Bieter | | .d84 / DA84 | Angebot | Bieter sendet ausgefülltes Angebot zurück | | .d86 / DA86 | Auftragserteilung | Beauftragtes LV mit Zuschlag | | .d91 / DA91 | XML-Format | Modernes XML-basiertes GAEB-Format | | .p83/.p84 | Kostenschätzung | Planungsphase |

In der Praxis erhalten Bieter meist eine DA83-Datei (Ausschreibungsgrundlage), füllen die Einheitspreise aus und senden die ausgefüllte DA84-Datei zurück. Das neuere DA91-Format auf XML-Basis findet zunehmend Verbreitung, wird aber noch nicht überall unterstützt.

Wer verwendet GAEB?

GAEB ist branchenübergreifend im Bau- und Planungsbereich verbreitet:

• Bauunternehmen: Empfangen DA83-Dateien, kalkulieren und geben DA84-Angebote ab
• Architekten und Ingenieure: Erstellen Leistungsverzeichnisse in AVA-Software und exportieren als GAEB
• Öffentliche Auftraggeber: Kommunen, Länder und Bundesbehörden nutzen GAEB für Vergabeverfahren
• AVA-Software-Anwender: Programme wie AUER, Nevaris, BRZ oder iTWO arbeiten nativ mit GAEB

Auch im privaten Hochbau setzen viele Planer GAEB als Standard, weil es die Zusammenarbeit mit Nachunternehmern vereinfacht.

GAEB in der Praxis: Ausschreibung und Vergabe

Der typische Prozess bei einer öffentlichen Ausschreibung läuft wie folgt ab:

1. Auftraggeber erstellt das Leistungsverzeichnis in AVA-Software
2. Export als DA83-Datei und Bereitstellung auf der Vergabeplattform (z. B. DTVP, evergabe)
3. Bieter lädt die DA83-Datei herunter und öffnet sie in AVA-Software oder Excel
4. Eintragung der Einheitspreise pro Position
5. Export als ausgefüllte DA84-Datei und elektronische Abgabe
6. Auftraggeber wertet alle Angebote aus und erteilt den Zuschlag
7. Beauftragung als DA86-Datei für die weitere Baudurchführung

Hinweis: Bei öffentlichen Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte (§127 GWB) ist die elektronische Angebotsabgabe mit GAEB-konformen Dateien Pflicht.

GAEB zu Excel konvertieren: Wann sinnvoll?

Viele Betriebe besitzen keine spezialisierte AVA-Software und arbeiten mit Excel. Die Konvertierung von GAEB zu Excel ist in diesen Fällen sinnvoll:

• Kalkulation ohne AVA-Software: Einheitspreise direkt in Excel erfassen
• Mengenermittlung und Abrechnung: LV-Positionen in bestehende Excel-Auswertungen überführen
• Angebotserstellung für Nachunternehmer: Relevante Positionen aus dem LV extrahieren
• Archivierung und Dokumentation: LV-Inhalte in Tabellenform für spätere Referenz sichern

Die Konvertierung erzeugt eine Excel-Tabelle mit Positionsnummer, Kurzbeschreibung, Langtext, Menge und Einheit — bereit für die Weiterbearbeitung.

Häufige Probleme mit GAEB-Dateien

GAEB-Datei lässt sich nicht öffnen

GAEB-Dateien sind reine Textdateien in einem proprietären Format. Windows öffnet sie nicht nativ. Ohne AVA-Software oder einen GAEB-Konverter erscheint der Inhalt unleserlich.

Zeichenkodierung und Umlaute

Ältere GAEB-Dateien (DA83/DA84) verwenden häufig Windows-1252-Kodierung statt UTF-8. Bei der Konvertierung können Umlaute (ä, ö, ü) verstümmelt erscheinen, wenn die Kodierung nicht korrekt erkannt wird. Dokuwandel erkennt die Kodierung automatisch.

Positionsnummern-Format

GAEB-Positionsnummern folgen einem hierarchischen Schema (z. B. 01.01.0010). Manche Konverter flachen diese Struktur unerwünscht ab. Achten Sie darauf, dass die Hierarchie im Export erhalten bleibt.

DA91 vs. DA83: Inkompatibilität

Einige ältere AVA-Programme unterstützen das neuere XML-basierte DA91-Format nicht. Prüfen Sie vor der Abgabe, welches Format der Auftraggeber erwartet.